​​石龙这家机电有限公司，4年前因为办公文印的事，行政部没少头疼。

复印机旁的"废纸山"：那时候公司里有两台复印机，每天早上一到办公室，出纸口总堆着厚厚一沓打印出来的文件。有的是员工打了忘了拿，有的是打出来发现不是自己要的，还有的根本没人认领。行政人员每天都要花时间清理这些废纸，一个月下来两大箱，既浪费纸张又浪费人力。

更糟心的是，有些重要文件打印出来放在出纸口，等员工想起来去取的时候已经不见了。财务部的报表、采购部的报价单都出现过类似情况。每次文件丢失排查起来费时费力，部门之间还容易互相猜疑。

报修一次等两三天：复印机出故障也是家常便饭。卡纸、异响、打印模糊，三天两头出问题。每次打电话给维修商，对方不是说"师傅今天排满了"就是"配件还没到货"。东莞复印机租赁市场当时服务商参差不齐，报修后经常两三天才有人来处理。这期间整个部门的打印工作全部停摆，员工只能到处找别的部门借机器，效率大打折扣。

耗材采购的审批马拉松：最气人的是耗材。碳粉用完了、硒鼓报警了，行政就要写采购申请。部门审批、财务审核、领导签字，一套流程走下来少则三五天。这期间复印机彻底罢工，员工抱怨不断，行政夹在中间两头受气。

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转折点：换了一种方式管文印

4年前，这家机电公司找到了广东卓众信息科技有限公司，启用了东莞复印机租赁的人脸/刷卡打印+文印管控方案。广东卓众信息2007年成立，深耕市场近20年，是柯尼卡美能达和佳能官方授权认证经销商及服务商。

装上人脸刷卡系统之后

员工打印文件，任务先暂存在后台服务器，只有本人在租赁复印机前刷脸或刷卡后才输出。就这一改变，几个问题同时解决：文件只有本人能取，再也没人拿错或漏拿；每份文件都有操作人记录，谁打了什么后台一清二楚；部门文印费用自动分摊，不用行政手动统计。

后台软件还能实时监控每台复印机的运行状态，缺纸、卡纸、碳粉快用完，系统自动预警，技术员不等报修就主动上门处理。

耗材提前备、服务一对一

广东卓众信息东莞复印机出租服务根据各科室用量提前备好碳粉盒存放在现场，技术员定期巡检发现快用完直接更换，再也不用走漫长的采购审批。

服务采用分区负责制，石龙片区有固定技术员一对一对接，报修后城区2小时上门，8小时未解决送备用机。客服专员全程跟进。

4年后的变化

复印机旁看不到废纸堆了。每月的打印量、各部门费用、个人超印情况，后台自动生成报表。行政从"每天清理废纸、催维修、走审批"中解放出来。据公司统计，采用这套方案后文印成本节省超过30%。

广东卓众信息科技有限公司

成立于2007年（2022年升级更名），2023年评为A级纳税人。柯尼卡美能达授权认证经销商及服务商、佳能授权认证经销商及服务商。曾出席2019年东莞新品发布会、2021年三亚全国经销商大会。东莞复印机租赁合作客户包括国企、上市公司、医院、院校、中铁集团、外企单位等。服务范围覆盖东莞32镇区及广州、深圳、惠州。

联系方式

联系人：胡先生
联系电话：13712712625
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