​凤岗这家精密科技公司，是上市企业，生产车间加办公区加起来好几百号人。复印机、打印机分布在不同楼层、不同厂区，日常文印量不小。换服务商之前，问题不少。

第一个问题是文件没人管。员工打印完文件，忙起来忘了去取，纸张在出纸口堆着，经常过几个小时就找不到了。有些涉及生产数据的报表，也存在被错拿的风险。

第二个问题是服务跟不上。复印机出了故障，通知原来的服务商，经常两三天才有人来修。生产部门的报表等着打印，机器趴窝了只能干等。

第三个问题是成本控不住。耗材管理比较随意，没人盯着用量，月底一算账，文印支出超预算是常事。

后来换了东莞复印机租赁服务商——广东卓众信息。

卓众信息2007年开始做复印机租赁-，在东莞扎根快20年。公司有20多名技术员和客服，按镇区划分服务范围-，凤岗、塘厦、清溪等32个镇区都覆盖-。技术员开车一对一上门服务，实行责任到人。针对这家上市企业的实际情况，卓众信息落地了刷卡打印+文印管控方案-。具体做了几件事：

设备统一管理——全厂的复印机租赁、打印机统一接入管控系统，后台能实时看到每台设备的状态，哪台缺纸了、哪台碳粉快用完了，一目了然。

刷卡打印，责任到人——员工必须刷卡才能出纸。打印任务先暂存在后台，刷了卡才输出，只有本人能看到自己的文件-。之前那种文件堆在机器上没人认领、文件丢失的情况，再也没出现过。

配额管控，成本看得见——后台可以设置每个部门、每个人的月度打印张数-。超额自动预警或停用。系统还能自动生成自定义报表，行政部门再也不用月底人工统计了。

耗材主动管理——技术员根据各部门的用量情况，提前在客户现场备好碳粉盒-。定期上门巡检，看到余量不够顺手就补上，不等机器报警才处理。

专人跟进——每个客户都有固定的技术员和客服对接-。服务时效上，3分钟响应，城区2小时、镇区4小时上门，重大故障8小时未解决提供备用机。

文印费用降下来了。后台数据说话——各部门用量清清楚楚，超额的部门下个月自动收紧，整体文印成本明显下降。

IT采购人员的工作量也减下来了。不用天天催着买碳粉、不用月底手工统计报表、不用整天围着打印机转。省下来的时间，能干点正事了。

这套东莞复印机租赁刷卡打印+软件管控方案，尤其适合中大型企业-。部门多、人员多、印量大，靠人工根本管不过来。目前合作过的客户类型包括医院、上市企业、国企、单位、工厂、外企等-。如果你的公司也有文印管控方面的困扰，可以参考这个案例。

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